Cómo seguir comunicándose cara a cara mediante videoconferencia -

Estamos a mediados de diciembre mientras escribo esto y ya estoy recibiendo muchas respuestas de la oficina durante las vacaciones. Muchos de estos empleados dejaron sus trabajos hasta enero y no regresarán a la oficina hasta el nuevo año. Pero ¿qué pasa con esa reunión que se suponía que debías tener y que no puede esperar hasta entonces?

Afortunadamente, siempre es más fácil mantener un encuentro cara a cara mediante videoconferencia. Ya sea que esté tratando de elaborar un plan de marketing, estructurar un trato o simplemente apagar un incendio que se produce después de que todos se van de vacaciones, es fácil reunir a las personas con una buena conexión a Internet.

Siempre está Skype, que puede funcionar en caso de necesidad, pero la calidad del video es, en el mejor de los casos, irregular y ya tienes que estar conectado con todas las personas que quieras en la llamada, agrupándolas con tus contactos personales. Existe FaceTime, pero no funciona tan bien para más personas y todos necesitan tener un producto Apple a mano. Existe Facebook Messenger, pero en mi experiencia la calidad del vídeo suele ser terrible. Muchos de nosotros usamos Google Hangouts, pero desde que se integró con Google+, que ahora es un servicio descontinuado en la gran cantidad de fallas de Google, ahora es una aplicación separada que casi nadie tiene en su dispositivo.

Videoconferencias profesionales sin coste

La solución más fiable es recurrir a una empresa profesional que haga de las videoconferencias su principal actividad. Las grandes empresas han pagado por el acceso a estos sistemas durante décadas, pero el costo de unirse a ellos era prohibitivo para las pequeñas empresas y los individuos hasta que Internet de alta velocidad se volvió omnipresente. Sin embargo, la mayoría de los planes gratuitos o económicos suelen tener restricciones, incluso ahora.

Una de las empresas más conocidas en este espacio es Zoom, que supone un paso adelante en calidad de vídeo y audio, pero las reuniones están limitadas a 40 minutos a menos que pagues al menos 15 dólares al mes. GoToMeeting comienza en $12 por mes y GoToWebinar comienza en $89 por mes, y estos precios son cuando te comprometes a un año completo y pagas por adelantado.

Probé un servicio llamado 8X8 Video Meetings que es más generoso en el plan gratuito y permite reuniones con hasta 50 participantes, sin límites en la duración de la conversación. Lo que realmente me gustó cuando lo usé en dos reuniones de negocios la semana pasada fue lo súper fácil que es. Cuando usé Zoom en el pasado, hubo muchos contratiempos porque primero hubo que dar instrucciones a todos para iniciar sesión y/o descargar el software para unirse a la reunión. Con 8X8, todo lo que tenía que hacer era enviarles un correo electrónico o un mensaje de texto con la URL de mi sala de reuniones, hicieron clic en ella y fueron admitidos. Fue muy sencillo de usar.

También hay un número al que llamar si hay alguien en el automóvil y no puede usar la función de video. Debería decir “números”, porque hay 11 opciones de números gratuitos y luego regulares en 58 países diferentes.

Una vez registrado, puede integrar fácilmente videoconferencias 8×8 con su agenda conectando su calendario de Google, Microsoft o Virtual Office. No lo he probado, pero también hay una manera de iniciar sesión en YouTube y realizar una transmisión en vivo de su videoconferencia, lo que podría resultar útil para una situación de entrevista con los medios.

En mis dos reuniones hablamos durante aproximadamente una hora, sin molestarnos en iniciar. Los controles intuitivos te permiten silenciar tu micrófono, ingresar texto en un chat o compartir tu pantalla. No grabé estas llamadas, pero existe la opción de hacerlo y archivarlas con un servicio en la nube. Con este plan gratuito tienes que permitir el logo de la marca en la pantalla para reuniones grupales, pero para mí es un pequeño precio a pagar. No hay anuncios y no me inundaron con correos electrónicos de marketing después de registrarme.

Estaba celebrando estas reuniones desde la oficina de mi casa, pero también podría haberlas hecho desde una villa en Los Cabos, una sala de estar frente a la playa en Costa Rica o mirando las montañas de la Patagonia. Hay toneladas de personas en todo el mundo que dirigen sus negocios desde un lugar exótico sin perder el ritmo en sus comunicaciones.

Por supuesto, si tiene un negocio importante o desea más funciones, puede que valga la pena registrarse en un plan pago. Incluso el modelo 8X8 Express de nivel más bajo, a $12 por mes por usuario, le brinda un centro de llamadas virtual con videoconferencia, música en espera, un número de teléfono separado, chat y mensajes de texto. Sin límites de duración de la llamada. También está disponible una prueba gratuita de 30 días. La compañía tiene algunos clientes empresariales importantes como Regus y McDonald’s con planes más amplios que incluyen extras como fax virtual, transcripción de correo de voz, llamadas internacionales e integración de CRM.

Esta publicación fue posible gracias al apoyo financiero de 8X8, pero todas las opiniones son nuestras y solo cubrimos productos que hemos usado y nos han gustado.